管理供應商賬單?

采購 應用程序允許您在一個地方無縫管理采購訂單、進貨產品和供應商賬單。

如果您想建立供應商賬單控制流程,首先需要在Odoo中擁有采購數據。了解已購買和已收到的物品是了解采購管理流程的第一步。

這是Odoo中的標準工作流程:

  1. 您需要先發出 詢價單 (RFQ) 給供應商。

  2. 一旦供應商接受了詢價單,將詢價單確認為 采購訂單(PO) 。

  3. 確認采購訂單會生成一個 入庫單 ,如果您購買了任何可庫存產品。

  4. 當您從供應商處收到 供應商賬單 時,請驗證賬單與前一步收到的產品以確保準確性。

這個過程可以由公司內的三個不同人員完成,也可以只由一個人完成。

配置?

安裝采購和庫存應用程序?

應用 應用程序中搜索 采購 模塊并安裝它。由于某些依賴關系,安裝采購將自動安裝 庫存會計 應用程序。

創建產品?

在Odoo中創建產品對于快速高效地進行采購至關重要。只需在采購下的產品子菜單中導航并單擊創建即可。

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創建產品時,請注意 產品類型 字段,因為它很重要:

  • 將產品設置為 **可庫存或可消耗 ** 將允許您跟蹤其庫存水平。這些選項意味著庫存管理,并將允許接收這些類型的產品。

  • 相反,被設置為 服務或數字產品 的產品將不會涉及庫存管理,因為沒有需要管理的庫存。您將無法接收這些類型的產品。

小技巧

建議您為所有不經常發生且不需要進行庫存估值或管理的采購創建一個 雜項 產品。如果您創建了這樣的產品,建議將產品類型設置為 服務 。

管理供應商賬單?

采購產品或服務?

從采購應用程序中,您可以創建一個包含任意數量產品的采購訂單。如果供應商向您發送了確認或報價單,您可以在 供應商參考 字段中記錄訂單參考號。這將使您能夠輕松地將采購訂單與供應商賬單匹配(因為供應商賬單可能包含供應商參考號)。

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驗證采購訂單并從庫存應用程序中接收產品。

收貨產品?

如果您購買了任何需要管理庫存的可存儲產品,您需要在確認采購訂單后從庫存應用程序中接收這些產品。從 **庫存儀表板 ** 中,您應該可以看到一個按鈕,直接鏈接到產品的轉移。該按鈕如下所示:

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通過此路線導航,您將進入待接收訂單列表。

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如果您有很多待處理的訂單,請使用右上角的搜索欄應用篩選器。使用此搜索欄,您可以根據供應商(合作伙伴)、產品或源文檔(也稱為您的采購訂單的參考)進行篩選。您還可以根據不同的標準對訂單進行分組,選擇此列表中的項目將打開以下屏幕,然后您將收到產品。

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購買服務產品不會觸發交貨訂單。

管理供應商賬單?

當您收到之前購買的供應商賬單時,請確保在 控制菜單 下的采購應用程序中記錄它。即使您已經注冊了采購訂單,您也需要創建一個新的供應商賬單。

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創建供應商賬單時,首先需要選擇適當的供應商,因為這樣做也會拉取任何相關的會計或價格清單信息。從那里,您可以選擇指定一個或多個采購訂單來填充供應商賬單。當您從列表中選擇一個采購訂單時,Odoo將拉取與該采購訂單關聯的任何未開票的產品,并自動填充下面的信息。如果您在查找適當的供應商賬單時遇到困難,可以通過輸入供應商參考號或您的內部采購訂單號來搜索列表。

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當發票處于草稿狀態時,您可以進行任何修改(例如刪除或添加產品行,修改數量和更改價格)。

注解

如果:您的供應商可能會為同一采購訂單發送多張賬單。

  1. 您的供應商缺貨,他們會在發貨時向您發送發票。

  2. 您的供應商正在向您發送部分賬單或要求支付定金。

每次您記錄新的供應商賬單時,Odoo將自動根據從供應商收到的貨物數量填充產品數量。如果此值顯示為零,則意味著您尚未收到此產品,僅作為提醒,該產品尚未到手,您可能需要進一步查詢。在驗證供應商賬單之前的任何時候,您都可以覆蓋此零數量。

供應商賬單匹配?

如果供應商賬單與您收到的貨物不符怎么辦?

如果您從供應商那里收到的賬單數量與Odoo自動填充的數量不匹配,這可能有幾個原因:

  • 供應商錯誤地向您收取您未訂購的產品和/或服務費用。

  • 供應商正在向您收取可能尚未收到的產品款項,因為發票控制可能基于訂購或收到的數量。

  • 供應商沒有為您之前購買的產品開具發票。

在這些情況下,建議您驗證賬單和任何與供應商相關的采購訂單是否準確,并了解您已經訂購了什么以及您已經收到了什么。

如果您無法找到與供應商賬單相關的采購訂單,可能是由于以下幾個原因之一:

  • 供應商已經向您開具了此采購訂單的發票;因此它不會出現在任何選擇中。

  • 公司中有人忘記為該供應商記錄采購訂單。

  • 供應商正在向您收取您未訂購的物品的費用。

產品數量如何管理?

默認情況下,服務是基于訂購數量進行管理,而可庫存物品和消耗品是基于收到數量進行管理。

如果您需要根據訂購數量管理產品而不是收到的數量,您需要屬于 采購經理 組。請向系統管理員請求在 設置 ? 用戶 ? 用戶 ? 訪問權限 中啟用這些訪問權限。一旦您屬于正確的組,選擇您想要修改的產品,您應該會看到一個新的字段出現,標記為 控制采購賬單 。

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您可以更改所選產品的默認管理方法,以基于以下任一方法:

  • 已訂購數量

  • 或已收數量

批量結算?

在創建供應商賬單并選擇適當的采購訂單時,您可以繼續選擇其他采購訂單。Odoo將添加您選擇的采購訂單的額外行項目。如果您沒有從第一個采購訂單中刪除先前的行項目,則該賬單將鏈接到所有適當的采購訂單。